Het bijhouden van een overzichtelijke boekhouding is essentieel. Niet alleen helpt een goede administratie je om inzicht te krijgen in je financiële situatie, het is ook een wettelijke verplichting waaraan je moet voldoen, maar hoe lang moet je je boekhouding bewaren? In deze blog lees je waarom het belangrijk is om je boekhouding te bewaren, wat de wettelijke termijnen zijn, en hoe je dit het beste kunt organiseren.
Waarom is het belangrijk om je boekhouding te bewaren?
Het bewaren van je boekhouding is om meerdere redenen belangrijk. Ten eerste geeft het je een volledig beeld van je inkomsten, uitgaven en eventuele verplichtingen. Dit overzicht helpt je om beter te plannen en financiële risico’s te voorkomen. Daarnaast biedt een goed bewaarde boekhouding een stevig fundament als je te maken krijgt met een belastingcontrole of naheffing. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld vragen om bewijsstukken van transacties of inkomsten van enkele jaren geleden. Zonder deze gegevens kun je in de problemen komen.
Wat gebeurt er als je je boekhouding niet bewaart?
Het niet bewaren van je administratie kan vervelende gevolgen hebben. Bij een belastingcontrole kun je zonder bewijsstukken geen verweer bieden als de Belastingdienst vragen stelt over eerdere aangiftes. Dit kan leiden tot boetes of naheffingen. Bovendien loop je het risico dat belangrijke financiële gegevens voorgoed verloren gaan, wat problemen oplevert bij het corrigeren van fouten of het rechtzetten van misverstanden.
De wettelijke bewaarplicht: Hoe lang moet je administratie bewaren?
De wettelijke regels over het bewaren van je boekhouding verschillen tussen particulieren en ondernemers. Hier lees je hoe dit precies zit.
Voor particulieren: Geen wettelijke verplichting, wel slim
Als particulier ben je niet verplicht om je administratie te bewaren. Toch is het verstandig om dit wel te doen. De Belastingdienst mag tot vijf jaar terug belasting navorderen. Wanneer je je administratie bewaart, kun je eenvoudig bewijzen leveren als je het niet eens bent met een naheffing. Denk hierbij aan bankafschriften, loonstrookjes en belastingaangiften. Vijf jaar wordt door de Belastingdienst aangeraden als veilige bewaartermijn.
Voor bedrijven en zzp’ers: Een bewaarplicht van 7 tot 10 Jaar
Voor bedrijven en zzp’ers gelden striktere regels. De algemene bewaartermijn is zeven jaar. Dit geldt voor de meeste administratieve gegevens, zoals je grootboek, in- en verkoopadministratie, debiteuren- en crediteurenadministratie en andere basisgegevens.
Sommige gegevens moeten zelfs tien jaar worden bewaard. Dit geldt voornamelijk voor administratie rondom onroerende zaken en rechten daarop, zoals bij de btw-administratie. Ook als je gebruikmaakt van speciale belastingregelingen, zoals de Unieregeling, kun je te maken krijgen met een langere bewaarplicht.
Wat moet je precies bewaren?
Als ondernemer ben je verplicht om basisgegevens te bewaren. Dit zijn onder andere je debiteuren- en crediteurenadministratie, het grootboek, verkoop- en inkoopadministratie en voorraadadministratie. Voor specifieke gevallen, zoals leasecontracten of onroerende zaken, gelden aanvullende regels. Het is belangrijk om te weten dat de bewaartermijn pas begint te lopen wanneer de actualiteitswaarde van een document vervalt. Bij een leasecontract van vier jaar begint de bewaartermijn bijvoorbeeld pas na afloop van die periode.
Afspraken over kortere bewaartermijnen
In sommige gevallen kun je met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Dit kan echter alleen voor gegevens die geen deel uitmaken van de basisadministratie. Denk aan kasstaten of dagafsluitingen. Als je zulke afspraken maakt, worden deze schriftelijk vastgelegd. Dit kan handig zijn als je veel data hebt die niet meer relevant is voor je bedrijfsvoering.
Tips voor het organiseren van je boekhouding
Het goed organiseren van je boekhouding maakt het makkelijker om aan de bewaarplicht te voldoen. Veel ondernemers kiezen tegenwoordig voor digitale oplossingen, omdat deze efficiënter en veiliger zijn. Gebruik bijvoorbeeld boekhoudsoftware SnelStart. Hiermee kun je je administratie digitaal bijhouden en eenvoudig doorzoeken. Zorg daarnaast altijd voor regelmatige back-ups, zodat je geen gegevens kwijtraakt door technische problemen. SnelStart doet dit automatisch voor je. Wij van Andersdoen Administratie geven je graag advies over hoe je je boekhouding het beste kunt inrichten.
Als je met papieren documenten werkt, is het belangrijk om deze netjes geordend te bewaren in mappen of archiefdozen. Noteer duidelijk op elke map wat de inhoud is en van welk jaar de gegevens zijn. Zorg ervoor dat je een vaste plek hebt voor je administratie, zodat je altijd snel kunt vinden wat je nodig hebt.
Wat zijn de gevolgen van het niet naleven van de bewaarplicht?
Het niet naleven van de bewaarplicht kan verstrekkende gevolgen hebben. Zo kun je te maken krijgen met boetes van de Belastingdienst, wat niet alleen financieel nadelig is, maar ook je reputatie als ondernemer kan schaden. Daarnaast kunnen belastingcontroles veel meer tijd en moeite kosten als je administratie niet op orde is. Zonder de juiste bewijsstukken loop je het risico op naheffingen die voorkomen hadden kunnen worden.
Conclusie
Het bewaren van je boekhouding is essentieel, zowel voor particulieren als ondernemers. Hoewel particulieren geen wettelijke bewaarplicht hebben, is het verstandig om je administratie vijf jaar te bewaren. Voor bedrijven en zzp’ers is een bewaartermijn van zeven jaar verplicht, met tien jaar als uitzondering voor specifieke gegevens.
Een goed georganiseerde boekhouding helpt je om stress en problemen te voorkomen, zeker bij belastingcontroles. Of je nu kiest voor een digitale of papieren aanpak, zorg ervoor dat je administratie overzichtelijk en veilig bewaard blijft.
Wil je zeker weten dat je administratie aan alle eisen voldoet? Neem vandaag nog contact op met Andersdoen Administratie en ontdek hoe wij je kunnen helpen met een zorgeloze boekhouding!
